المحاسبة النقدية وكيفية عملها

اكتشف أساسيات المحاسبة النقدية وكيفية عملها ببساطة! مثال عملي وقيود مهمة لفهم هذا النظام المحاسبي.

ما هي المحاسبة النقدية؟

المحاسبة النقدية هي أسلوب محاسبي يتم تسجيل إيصال الدفع فيه خلال فترة استلامه، وتُسجَّل المصروفات في فترة سدادها الفعلي. بمعنى آخر يتم تسجيل الإيرادات والمصروفات عند استلام النقد ودفعه، على التوالي.

تسمى المحاسبة النقدية أيضًا بالمحاسبة النقدية الأساسية ؛ ويمكن مقارنتها بالمحاسبة الاستحقاقية ، التي تعترف بالدخل في وقت اكتساب الإيرادات. وتسجل النفقات عند تكبد الالتزامات بغض النظر عن موعد استلام النقد أو دفعه فعليًا.

النقاط الرئيسية

المحاسبة النقدية بسيطة ومباشرة. تُسجَّل المعاملات فقط عند دخول الأموال إلى الحساب أو خروجها منه.
لا تعمل المحاسبة النقدية بشكل جيد بالنسبة للشركات الكبيرة أو الشركات ذات المخزون الكبير لأنها يمكن أن تحجب الوضع المالي الحقيقي.
البديل للمحاسبة النقدية هو المحاسبة الاستحقاقية. حيث يتم تسجيل المعاملات على أنها إيرادات مكتسبة ونفقات متكبدة، بغض النظر عن تبادل النقد.

فهم المحاسبة النقدية وكيفية عملها

المحاسبة النقدية هي أحد شكلين للمحاسبة. الشكل الآخر هو المحاسبة الاستحقاقية، حيث تسجل الإيرادات والمصروفات عند حدوثها. غالبًا ما تستخدم الشركات الصغيرة المحاسبة النقدية لأنها أبسط وأسهل، وتوفر صورة واضحة عن حجم الأموال المتاحة للشركة. أما الشركات فالمطلوب منها استخدام المحاسبة الاستحقاقية وفقًا لـ مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا (GAAP).

عند تسجيل المعاملات نقدًا فإنها تؤثر على دفاتر الشركة متأخرًا عن تاريخ إتمام المعاملة. ونتيجةً لذلك غالبًا ما تكون المحاسبة النقدية أقل دقة من المحاسبة الاستحقاقية على المدى القصير.

يتم السماح لمعظم الشركات الصغيرة بالاختيار بين طريقة المحاسبة النقدية أو طريقة الاستحقاق. ولكن مصلحة الضرائب الداخلية تلزم الشركات التي تزيد إيراداتها السنوية الإجمالية عن 25 مليون دولار باستخدام طريقة الاستحقاق.

بالإضافة إلى ذلك يحظر قانون الإصلاح الضريبي لعام 1986 استخدام طريقة المحاسبة النقدية للشركات C والملاذات الضريبية وأنواع معينة من الصناديق الاستئمانية والشراكات التي لديها شركاء في شركة C.

لاحظ أنه يجب على الشركات استخدام نفس طريقة المحاسبة للإبلاغ الضريبي كما تفعل في دفاترها الداخلية.

مثال على المحاسبة النقدية

وبموجب طريقة المحاسبة النقدية، لنفترض أن الشركة (أ) استلمت 10000 دولار من بيع 10 أجهزة كمبيوتر إلى الشركة (ب) في 2 نوفمبر، وسجلت البيع على أنه حدث في 2 نوفمبر. وحقيقة أن الشركة (ب) قدمت بالفعل طلبًا لأجهزة الكمبيوتر في 5 أكتوبر تعتبر غير ذات صلة، لأنها لم تدفع ثمنها حتى تم تسليمها فعليًا في 2 نوفمبر.

وعلى النقيض من ذلك بموجب المحاسبة الاستحقاقية، كانت الشركة (أ) ستسجل عملية البيع بقيمة 10 آلاف دولار في الخامس من أكتوبر/تشرين الأول، على الرغم من عدم تداول أي مبالغ نقدية بعد.

وبالمثل في المحاسبة النقدية تسجّل الشركات المصروفات عند دفعها فعليًا، وليس عند تكبدها. إذا استعانت الشركة “ج” بالشركة “د” لمكافحة الآفات في 15 يناير، لكنها لم تدفع فاتورة الخدمة المنجزة حتى 15 فبراير، فلن تسجّل المصروفات إلا في 15 فبراير في المحاسبة النقدية. أما في المحاسبة الاستحقاقية فتُسجّل المصروفات في الدفاتر في 15 يناير عند بدء تطبيقها.

حدود المحاسبة النقدية

من أهم عيوب المحاسبة النقدية أنها قد لا تقدم صورة دقيقة للالتزامات التي تم تكبدها (أي المستحقة ) والتي لم يتم سدادها بعد. مما قد يجعل الشركة تبدو في وضع أفضل مما هي عليه في الواقع. من ناحية أخرى تعني المحاسبة النقدية أيضًا أن الشركة التي أكملت للتو مهمة كبيرة تنتظر سدادها قد تبدو أقل نجاحًا مما هي عليه في الواقع لأنها أنفقت المواد والعمالة اللازمة للمهمة ولكنها لم تحصل على الدفع بعد.

لذلك يمكن للمحاسبة النقدية إما المبالغة أو التقليل من حالة الشركة إذا كانت عمليات التحصيل أو المدفوعات مرتفعة أو منخفضة بشكل خاص في فترة زمنية معينة مقارنة بفترة زمنية أخرى.

خلاصة القول

تُعد المحاسبة النقدية أسلوبًا مبسطًا وواضحًا لتتبع التدفقات النقدية الداخلة والخارجة من المنشأة، مما يوفر رؤية فورية حول السيولة المتاحة.

وعلى الرغم من سهولتها ومناسبتها للشركات الصغيرة، إلا أن طبيعتها القائمة على تسجيل المعاملات عند تبادل النقد الفعلي قد لا تعكس بدقة الأداء المالي الحقيقي للمنشأة على المدى القصير، خاصةً للشركات الكبيرة أو تلك التي لديها معاملات آجلة أو مخزون كبير.

لذا يجب على الشركات اختيار الطريقة المحاسبية التي تتناسب مع حجم عملياتها وطبيعة نشاطها، مع الأخذ في الاعتبار المتطلبات القانونية والتنظيمية لضمان تقديم صورة مالية دقيقة وشفافة.