هنا سننناقش معًا كيفية كتابة خطة التحسين المستمر في مكان العمل في 5 خطوات!
يبحث القادة غالبًا عن طرق للبناء على نمو الشركة، ويتم تكليفهم بضمان التقدم نحو الأهداف الجديدة والحالية.
و يمكن تنظيم هذا النوع من التفكير من خلال “خطة التحسين المستمر في مكان العمل”، والتي تتحدى الشركة باستمرار لتحقيق أهداف جديدة.
في هذه المقالة، سنحدد التحسين المستمر من خلال تقنيات حول كيفية استخدامه في مكان العمل. وسننظر أيضًا في أمثلة لخطط التحسين المستمر الجيدة في مكان العمل.
ما هو التحسين المستمر؟
التحسين المستمر هو استراتيجية تحافظ على تركيز الشركة على تحسين الطريقة التي تدير بها وظائف العمل.
فقد يضع القادة أهدافًا صغيرة لتحقيقها كل شهر، بالإضافة إلى الأهداف الفصلية والسنوية.
كما أنها تحافظ على تقدم الشركة للأمام وبناء الزخم. هناك العديد من التقنيات المختلفة التي يمكنك استخدامها لتطوير خطط التحسين المستمر.
كيفية خلق ثقافة التحسين المستمر في مكان العمل
يمكنك اتباع هذه الخطوات الخمس لإنشاء ثقافة التحسين المستمر الناجحة في مكان عملك:
1. اختر الطريقة المناسبة
هناك العديد من أساليب التحسين المستمر التي يمكنك اختيارها لتناسب احتياجات مكان عملك.
تتضمن بعض تقنيات التحسين المحددة ما يلي:
خطط-نفذ-تحقق-تصرف (PDCA)
- المرحلة الأولى في العملية هي جمع البيانات والمعلومات، مرحلة “الخطة“.
- خلال مرحلة “افعل“، سوف تقوم بتنفيذ خطتك على نطاق صغير.
- بعد فترة زمنية محددة، ستقوم “بالتحقق” من نتائج طريقتك على نطاق صغير وإجراء أي تعديلات مطلوبة.
- ومن أجل “التصرف“، سوف تقوم بتطبيق الحل أو الطريقة على نطاق واسع.
يمكنك تكرار هذه العملية كلما كان ذلك ضروريًا.
رسم الخرائط تيار القيمة
تتيح هذه الطريقة للفرق إنشاء صورة مرئية للعملية أو الطريقة. حيث سيقومون بجمع معلومات حول الوضع الحالي لمشروعهم أو عمليتهم، ثم رسم الخطوات التي يتعين عليهم اتخاذها للوصول إلى الهدف المقترح.
و يعد تخطيط تدفق القيمة أسلوبًا بسيطًا، مما يعني أنه يساعد الفرق على تحديد الوقت وإهدار الموارد والقضاء عليهما لجعل العمليات أسرع وأسهل.
استراتيجية 5S
تتضمن استراتيجية 5S، المترجمة من اليابانية، “الفرز” و”الترتيب” و”التألق” و”التوحيد” و”الاستدامة”.
- خلال مرحلة “الفرز“، ستقوم بتحديد وإزالة أي موارد غير ضرورية من العملية.
- بعد جمع الموارد اللازمة، ستقوم بتنظيمها بحيث تكون في الأماكن الصحيحة.
- يتضمن “التألق” تنظيف مساحة العمل وتنظيمها بانتظام للحفاظ على سير العمل بسلاسة.
- عندما تقوم “بالتوحيد القياسي“، فسوف تقوم بتطوير عمليات محددة للحفاظ على تنظيم مساحة العمل الخاصة بك.
- الخطوة الأخيرة، “الاستدامة“، تعني أنك تسمح للموظفين بإدارة أساليبهم الخاصة بأنفسهم.
2. مراقبة النمو
- يجب عليك مراقبة النمو بانتظام للتأكد من أن الفرق تحقق أهداف الأداء.
- كما عليك عقد اجتماعات منتظمة للتأكد من أن الجميع يشعرون بالارتياح تجاه الأهداف ولديهم الموارد التي يحتاجون إليها.
- وعليك كذلك الأمر التأكد من أن لديك مواعيد نهائية محددة لكل هدف أداء حتى يتمكن أعضاء الفريق من الحصول على جداول زمنية.
3. حدد أهدافًا يمكن التحكم فيها
يعد تحديد أهداف صغيرة وواقعية أمرًا ضروريًا لنجاح الفريق. حيث أن جعل الأهداف قابلة للتنفيذ يشجع ويحفز الموظفين على تحقيقها.
على سبيل المثال: سيكون الهدف الواقعي لفريق خدمة العملاء هو زيادة رضا العملاء بنسبة 5٪ بحلول نهاية الربع. واستجابة لذلك، يمكنهم تحسين التواصل مع العملاء ومطالبتهم بتقديم تعليقات بعد كل تفاعل.
4. اطلب آراء الموظفين
- يعد وجود فريق ملتزم أمرًا بالغ الأهمية ويجب على جميع أعضاء الفريق لعب دور نشط.
- كما أن مطالبة أعضاء الفريق بانتظام بمشاركة تقدمهم وإخفاقاتهم يمكن أن يساعدك في إجراء التعديلات وتقديم التوجيه عند الضرورة.
- و قد يكون لدى الموظفين أيضًا أفكار جديدة للوصول إلى الأهداف التي لم تكن واضحة لك.
5. قم بتحديث الفريق بانتظام
شجع فريقك من خلال منحهم تحديثات في الوقت المناسب حول المشاريع والأهداف.
فكر أيضًا في تحديث الفريق حول التقدم المحرز كل أسبوع حتى يتمكنوا من معرفة مدى تأثير عملهم على الأهداف. حيث يمكن أن يحفزهم هذا على الاستمرار في التركيز على مهامهم ومعالجة أي مشكلات يحتاجون إلى معالجتها بسرعة.
أمثلة على التحسين المستمر
فيما يلي مثالان لطرق التحسين المستمر:
1. زيادة المبيعات
تحدد الشركة هدفًا لزيادة المبيعات، لذلك يجتمع مدير قسم المبيعات مع فريقهم لمناقشة الجدول الزمني وكيف سيحققون الهدف.
وعندما يعقد المدير اجتماعًا آخر بعد شهر واحد، يجد أن لديه نصف المبيعات التي كان يأمل في تحقيقها.
عندها يطلب المدير الحصول على تعليقات حول العملية لمعرفة ما إذا كان بإمكانه تحسينها.
ذكر العديد من الموظفين أنهم لا يعتقدون أن تقنيات البيع الحالية مفيدة، لذلك يعمل الفريق معًا لتطوير طريقة جديدة لتجربتها. ويخطط المدير للقاء الفريق مرة أخرى خلال شهرين. بعد شهر واحد فقط، اكتشف المدير أن الفريق قد باع ما يزيد عن المتوقع بنسبة 50%.
2. تحسين المنتجات
لدى إحدى شركات البرمجيات منتج جديد يتم طرحه، ويحتاج فريق ضمان الجودة إلى التأكد من أنه يعمل بشكل جيد قبل إطلاقه للجمهور.
يستخدم الفريق أساليب مختلفة لاختبار وظائفه بشكل مستمر. فعندما يواجهون خطأ ما، يجتمع الفريق لمناقشة السبب المحتمل للخطأ وتطوير طرق اختبار جديدة.
ويكررون عملية اختبار البرنامج وتجربة أفكار جديدة حتى يصبح البرنامج خاليًا من الأخطاء.
اقرأ أيضًا:
كيفية تحسين الاتصال والتواصل في بيئة العمل!