كيفية تحديد المعالم الرئيسية للمشروع
كيف تحدد المعالم الرئيسية لمشروعك؟!
تعمل المعالم كنقاط تفتيش في الجدول الزمني لمشروعك. إنها تساعدك على التعرف بسهولة على المرحلة التي يمر بها مشروعك حاليًا وإلى أي مدى أنت بعيد عن الاكتمال.
تتيح لك معالم المشروع معرفة أنك على المسار الصحيح ويمكنك الإجابة على السؤال الوحيد المشترك بين الأطفال والعملاء: “هل وصلنا إلى هذا الحد بعد؟”
ولكن كيف تبدو المعالم الرئيسية في إدارة المشاريع في الواقع؟
وما الذي يعتبر علامة فارقة للمشروع؟
في هذه المقالة، سنناقش ما هو الحدث الرئيسي، وكيف يمكنك تحديد المعالم الرئيسية للمشروع ، وكيف يبدو المثال الحقيقي لمعالم المشروع. وأخيرًا، سنكشف أيضًا عن سر رسم خريطة لمعالمك الرئيسية بكفاءة.
ما هو المعلم الرئيسي في المشروع؟
المعالم هي نقاط التحقق التي تسلط الضوء على الإكمال الناجح للأحداث أو المهام أو مجموعات المهام الرئيسية على طول المخطط الزمني لمشروعك .
نقاط التفتيش المشروع ؟
يصل فريقك إلى مرحلة مهمة عندما تنجز شيئًا ملحوظًا، مثل:
- وضع اللمسات النهائية على خطة العمل
- إطلاق حملاتك التسويقية الأولى
- الحصول على أول 100 عميل لديك
لماذا تعتبر معالم المشروع مهمة؟
فيما يلي بعض الأشياء الإضافية التي يمكن لفريقك القيام بها من خلال المعالم الرئيسية في إدارة المشروع:
- مراقبة تقدم المشروع
- اكتشاف الاختناقات المحتملة
- تحديد متى سيتم الانتهاء من المشروع
النقطة الأخيرة تكون مفيدة عندما تحتاج إلى الإجابة على السؤال المفضل لصاحب المصلحة الخاص بك …
هل انتهيت بعد؟
كيف يمكنك تحديد المعالم في المشروع ؟
عادةً ما يكون الحدث الرئيسي للمشروع حدثًا مهمًا يحدث أثناء دورة حياة المشروع.
فيما يلي بعض الأمثلة الشائعة على معالم المشروع :
- إكمال تسليمات المشروع الرئيسية مثل الإصدار الأول من تطبيقك
- تاريخ البدء أو تاريخ الانتهاء لمرحلة مهمة من المشروع مثل ” مرحلة التخطيط ” أو “مرحلة التصميم”
- حدث مهم يعطي الضوء الأخضر للمشروع مثل موافقة الراعي للمشروع
هل يعتبر أي حدث مهم بمثابة علامة فارقة في إدارة المشروع ؟
تعتبر الأحداث المتعلقة بمشروعك فقط بمثابة حدث رئيسي .
فعلى سبيل المثال: يعد الاحتفال مع فريقك بعد الانتهاء من المشروع حدثًا مهمًا. ولكن لسوء الحظ، لا يعد هذا حدثًا بارزًا في إدارة المشروع، لأنه ليس جزءًا من الجدول الزمني لمشروعك.
ما هي أمثلة معالم المشروع ؟
الآن بعد أن عرفت الآن ما هو الحدث الرئيسي لإدارة المشروع ، دعنا نلقي نظرة على الأحداث التي تعتبر عادةً معالم رئيسية للمشروع:
خمسة أمثلة على معالم المشروع:
- الموافقة على المشروع
- مراجعة المتطلبات
- الموافقة على التصميم
- معالم مرحلة المشروع
- الموافقة النهائية.
دعونا نلقي نظرة فاحصة على كل مثال رئيسي للمشروع :
1. الموافقة على المشروع
عادةً ما يكون هذا هو المعلم الرئيسي الأول في دورة حياة المشروع.
بمجرد الموافقة على ميثاق المشروع من قبل أحد أصحاب المصلحة المهمين في المشروع أو الإدارة العليا، فإنه يكون بمثابة ضوء أخضر لفريق المشروع لبدء عملهم.
2. مراجعة المتطلبات
لتحقيق هذا الإنجاز الرئيسي، تحتاج إلى مراجعة خطة المشروع عن كثب مع عملائك الجدد وتحديد ما سيحتاجه المشروع.
بمجرد حصولك على الموافقة على كل هذا، تبدأ فعليًا العمل في المشروع.
3. الموافقة على التصميم
لقد انتهيت الآن من كافة متطلبات المشروع . أحسنت.
ومع ذلك، فقد حان الوقت الآن لوضع تصميم المشروع وتقديمه إلى العميل أو أصحاب المصلحة.
لسوء الحظ، هناك احتمالات أنهم سيعطونك الكثير من التعليقات وينطقون بهذه الكلمات الثلاث المرعبة… (افعلها مرة أخرى)
وعندما يعجبهم المنتج ويوافقون عليه أخيرًا ( بعد مليون محاولة!) ، تكون قد وصلت إلى معلم رئيسي آخر .
4. معالم مرحلة المشروع
مشروعك الآن في الطريق ويعمل فريقك على بناء الحل المصمم وتنفيذه… وهذا ليس بالأمر السهل، حتى بالنسبة لأولئك الذين يتمتعون بمهارات إدارة المشروعات من الدرجة الأولى!
ومع ذلك، فإن العمل في مشروع ما ليس مجرد نشاط طويل ومطول.
ينقسم المشروع عمومًا إلى مراحل متعددة مثل:
- مرحلة التطوير
- و مرحلة الاختبار
للتمييز بين هذه المراحل بوضوح، نستخدم المعالم في تاريخ “البدء” أو “الانتهاء” لكل مرحلة .
مريحة، أليس كذلك؟
5. الموافقة النهائية
تخيل هذا:
لقد انتهى فريقك من بناء المنتج، وبعد إجراء اختبارات وفحص صارم، أصبحت جاهزًا أخيرًا.
لكن لا تحتفل بعد.
لا يزال يتعين عليك تقديمه إلى أصحاب المصلحة الرئيسيين .
إذا كان المشروع يفي بالمتطلبات، فإن أصحاب المصلحة لديك يمنحون ختم الموافقة.
يمكن لفريقك الاحتفال الآن لاكتمال المشروع؛ لقد وصلت إلى المعلم النهائي!
ما هي أفضل طريقة لإنشاء معلم رئيسي للمشروع؟
الآن لديك فكرة واضحة عن المعايير النموذجية .
ولكن كيف يمكنك إنشاء المعالم واستخدامها في مشروعك؟
الخطوة 1: إنشاء هدف المشروع
مشروعك يجب أن يكون له هدف.
من الواضح أنه لا يمكنك العمل بدون هدف المشروع .
إنه مثل ركوب الطائرة دون أن تعرف إلى أين تتجه.
أنت لا تعرف أين سينتهي بك الأمر!
يوضح لك هدف المشروع كيف ستتمكن من تحقيق الهدف.
ومع ذلك، فإن تحديد الأهداف هو الجزء السهل، أما الجزء الصعب فهو تنفيذها .
الخطوة 2: قم بتنظيم مشروعك إلى مهام ومهام فرعية
اطلع على أحدث التطورات في إدارة المشاريع، ثم قم بتخطيط المشروع وتنظيمه لمنع الأمور من الخروج عن المسار الصحيح.
أفضل طريقة لإدارة المشروع هي تقسيم المشروع بأكمله إلى مهام ومهام فرعية. وهذا يجعل الأمور سهلة وفعالة للاستخدام.
ومع ذلك، فإن تقسيم مشروع كبير إلى عشرات المهام وإبقائه منظمًا بشكل جيد قد يبدو أمرًا مؤلمًا!
الخطوة 3: تعيين المعالم
الآن بعد أن أصبح لمشروعك هيكل واضح، يمكننا أخيرًا الانتقال إلى الجزء الأفضل: تخطيط المشروع .
ستحتاج أولاً إلى ترتيب مهامك وتجميعها وفقًا لمراحل المشروع المختلفة.
التالي: تخطيط المعالم .
ما يجب القيام به:
- حدد المهام في بداية أو نهاية أي مرحلة من مراحل المشروع الرئيسية
- تحديد المهام الحاسمة
- تحديد مهمة المشروع التي تحتاج إلى موافقة أصحاب المصلحة في المشروع.
حدد المهام التي ذكرناها في قسم الأمثلة المهمة!
الآن، قم بتعيين المعالم لهم.
قد يبدو الأمر بسيطًا، ولكن كيف يمكنك الحفاظ على قائمة المعالم منظمة ومرتبة؟
الخطوة 4: استخدام مخطط جانت لرسم خريطة واضحة للمعالم الرئيسية
أصبحت الآن معالمك الرئيسية جاهزة، فلنبدأ في رسم خرائط لها.
ولكن عندما نقول رسم الخرائط، هل نعني استخدام مخطط المعالم أو قالب الجدول الزمني ؟
لا. كل هذه الأمور عفا عليها الزمن نوعًا ما في عام 2021.
ما تحتاجه هو مخطط جانت .
يعد مخطط جانت طريقة يمكنك من خلالها إنشاء تصور للجدول الزمني لمشروعك بأكمله .
يتيح لك تصور المعلمات المفيدة مثل:
- الجدول الزمنى للمشروع
- الوقت المخصص لكل مهمة وتقدمها الحالي
- أعضاء الفريق المعينين
- تبعيات المهمة
بالإضافة إلى ذلك، فإنهم يرسمون كل المعالم الهامة والمعالم الثانوية . بهذه الطريقة، يصبح من السهل جدًا تصور قائمة إنجازات مشروعك .
ومع ذلك، فإن بعض مخططات جانت تبدو وكأنها شيء من فيلم خيال علمي، أليس كذلك؟
نحن لا نلومك. في الواقع، معظم مخططات جانت معقدة بلا داع.
ولهذا السبب ستصاب بالذهول (هل تفهم ذلك؟) عندما تجرب طريقة عرض Gantt الخاصة بـ ClickUp والتي تعتبر ممتعة للغاية في الاستخدام.
ليس هذا فحسب، بل لديهم أيضًا بعض الميزات القوية أيضًا.
إليك ما يمكنهم فعله تلقائيًا:
- حساب نسبة الإنجاز
- إعادة ضبط المهام تلقائيًا بعد تغيير الجدول الزمني للمشروع
- حدد المسار الحرج عندما تحتاج إلى الوفاء بالمواعيد النهائية الضيقة
ما هي بعض المفاهيم الخاطئة الشائعة حول المشروع الرئيسي؟
انتظر لحظة…تبدو المعالم الرئيسية مثل أهداف المشروع وتسليماته .
لسوء الحظ، أنهم ليسوا نفس الشيء.
آخر شيء تريد القيام به هو الخلط بين المعالم وأهداف المشروع أمام أصحاب المصلحة!
لا تقلق. لدينا قائمة بالمفاهيم الخاطئة الشائعة حول مراحل المشروع لمساعدتك:
1. ما الفرق بين الحدث الرئيسي والهدف؟
- الهدف يشير إلى المستقبل.
- المعلم يشير إلى الماضي.
- الأهداف هي الأهداف التي تهدف إلى تحقيقها في الأيام أو الأشهر القليلة المقبلة.
- المعالم هي كل الأشياء المهمة التي حققتها بالفعل .
2. الفرق بين المعلم والمهمة
- المهام : هي عناصر قابلة للتنفيذ وعادة ما يكون لها تقدير زمني مخصص لها.
على سبيل المثال، ستكون مهمة هوميروس هي “تناول 100 قطعة دونات في 24 ساعة”.
- المعالم : وفي الوقت نفسه، المعالم ليس لها تقدير زمني مرتبط بها. إنها ببساطة نقاط على المخطط الزمني للمشروع (الجدول الزمني للمشروع) تشير إلى أن مهمة المشروع قد اكتملت.
3. الفرق بين المعلم والتسليم
- التسليم : هو نتيجة قابلة للقياس الكمي، مثل المنتج أو الخدمة.
- ومع ذلك، فإن المعلم الرئيسي هو لحظة مهمة في دورة حياة المشروع.
في بعض الأحيان، تؤدي المعالم المكتملة إلى تسليمات المشروع ، ولكن هذا ليس هو الحال دائمًا.
على سبيل المثال، يعد إكمال الإصدار الأول من تطبيقك بمثابة إنجاز وإنجاز مهم . ومع ذلك، فإن الحصول على موافقة أصحاب المصلحة ليس بالضرورة إنجازًا ، على الرغم من أنه يمثل علامة فارقة.
وفي الختام:
تذكر دائمًا أن المعالم هي الأحداث الرئيسية التي تحدد نجاح مشروعك. فهي لا تساعدك فقط على تتبع التقدم المحرَز في المشروع ، ولكنها تعمل أيضًا كنقاط تفتيش، مما يجعلك تركز على أهدافك العامة.
ومع ذلك، لتحقيق أقصى استفادة من معالمك، تحتاج إلى التأكد من أن مشروعك منظم بشكل جيد.
اقرأ أيضًا:
دليلك لصندوق الطوارئ الخاص بك Emergency fund
كيف تتغلب على نفسك وتحقق النجاح؟!