الإدخال الختامي في المحاسبة: ما هو وكيفية تسجيله

ما هو الإدخال الختامي؟

القيد الختامي هو قيد يومي يتم إجراؤه في نهاية الفترة المحاسبية . يتضمن هذا القيد نقل البيانات من الحسابات المؤقتة في بيان الدخل إلى الحسابات الدائمة في الميزانية العمومية . تشمل الحسابات المؤقتة الإيرادات و المصروفات وأرباح الأسهم. يجب إغلاق هذه الحسابات في نهاية السنة المحاسبية.

فهم الإدخالات الختامية

الغرض من القيد الختامي هو إعادة تعيين  أرصدة الحسابات المؤقتة  إلى الصفر في الدفتر العام ، وهو نظام حفظ السجلات للبيانات المالية للشركة.

يتم استخدام الحسابات المؤقتة لتسجيل النشاط المحاسبي خلال فترة محددة. يجب أن تنتهي جميع حسابات الإيرادات والمصروفات برصيد صفري لأنها تُسجل في فترات محددة. ولا يتم ترحيلها إلى المستقبل.

فإيرادات قدرها 100 دولار هذا العام لا يتم احتسابها كإيرادات قدرها 100 دولار للعام المقبل، حتى لو احتفظت الشركة بهذه الأموال لاستخدامها خلال الاثني عشر شهرًا القادمة.

يتم تسجيل الحسابات الدائمة الأنشطة التي تتجاوز الفترة المحاسبية الحالية. و يتم إدراجها بعد ذلك في الميزانية العمومية، وهي قسم من البيانات المالية يعطي المستثمرين مؤشرًا على قيمة الشركة، بما في ذلك أصولها والتزاماتها .

أي حساب يتم إدراجه في الميزانية العمومية هو حساب دائم، باستثناء أرباح الأسهم المدفوعة. في الميزانية العمومية، تُقدر قيمة 75 دولارًا من النقد المُحتفظ به حاليًا بقيمة 75 دولارًا في العام المُقبل، حتى لو لم يُنفق.

يتم نقل صافي الدخل ( NI) إلى الأرباح المحتجزة في الميزانية العمومية كجزء من عملية القيد الختامي. ويُفترض الاحتفاظ بجميع إيرادات الشركة في عام واحد لاستخدامها مستقبلاً.

و يتم تحميل أي أموال غير محتفظ بها مصاريف تخفّض صافي الدخل. ومن هذه المصاريف توزيعات الأرباح التي يتم تحديدها في نهاية العام. ويُخفّض القيد الختامي الأخير المبلغ المحتجز بمقدار المبلغ المدفوع للمستثمرين.

حساب ملخص الدخل

يمكن تحويل أرصدة الحسابات المؤقتة مباشرة إلى حساب الأرباح المحتجزة أو حساب وسيط يعرف بحساب ملخص الدخل .

ملخص الدخل هو حساب احتياطي يتم استخدامه لتجميع جميع حسابات الدخل باستثناء مصروفات توزيعات الأرباح . لا يتم إدراجه في أي بيانات مالية لأنه يتم استخدامه فقط أثناء عملية الإغلاق، ويكون رصيد الحساب صفرًا في نهاية عملية الإغلاق.

يتم تحصيل ملخص الدخل بفعالية دخل التأمين الوطني للفترة، بعدها يتم توزيع المبلغ المُحتَجَز على الأرباح المُستبقاة. ثم تقوم بعدها بتحويل أرصدة الحسابات المؤقتة إلى حساب ملخص الدخل أولاً، لترك سجلّ تدقيق للمحاسبين.

تسجيل إدخال إغلاق

يشتمل التسلسل الثابت للقيود اليومية على إجراء الإغلاق بأكمله:

1. يتم نقل جميع حسابات الإيرادات إلى ملخص الدخل. ويتم ذلك من خلال قيد يومية يُخصم فيه جميع حسابات الإيرادات وتتم إضافته إلى ملخص الدخل.
2. تُنفَّذ العملية نفسها بالنسبة للنفقات. حيث يتم إغلاق جميع النفقات عن طريق إضافة رصيد إلى حسابات النفقات وخصم رصيد من ملخَّص الدخل.
3. يتم بعدها إغلاق حساب ملخص الدخل وإضافته إلى الأرباح المحتجزة.
4. وأخيرًا يتم تحويل الرصيد من حساب الأرباح إلى الأرباح المحتجزة إذا تم دفع أرباح.

اعتبارات خاصة

يتضمن القيد الختامي خصم ملخص الدخل وإيداع الأرباح المحتجزة عندما تكون إيرادات الشركة أكبر من نفقاتها. يجب إضافة حساب ملخص الدخل وخصم الأرباح المحتجزة في حالة الخسارة خلال الفترة.

يتم خصم الأرباح المُستبقاة مباشرةً من حساب الأرباح المستبقاة. كما يتم تخفيض حساب الأرباح المُستبقاة بمقدار المبلغ المدفوع كأرباح مُدينة، وتتم إضافة مصروف الأرباح إلى الحساب.

خلاصة القول

القيد الختامي هو قيد يومي يتم تسجيله في نهاية الفترة المحاسبية التي تختارها الشركة.

و ليس بالضرورة أن يكون هذا الإجراء مناسبًا لمن لا يملكون الخبرة الكافية، إذ يتضمن تحديد ونقل بيانات عديدة من الحسابات المؤقتة إلى الحسابات الدائمة في بيان الدخل. قد يؤثر هذا على توزيعات الأرباح، وقد يكون مهمًا للمستثمرين.