ما هي الفاتورة في عالم الأعمال؟ أجزاؤها وأهميتها

ما هي الفاتورة في عالم الأعمال؟

الفاتورة هي وثيقة تجارية مؤرخة تفصّل وتسجّل المعاملة بين البائع والمشتري. إذا تم شراء السلع أو الخدمات بالائتمان، فعادةً ما تحدّد الفاتورة شروط الصفقة وتقدّم معلومات عن طرق الدفع المُتاحة.

قد تشمل أنواع الفواتير إيصالًا ورقيًا، أو فاتورة بيع، أو مذكرة خصم، أو فاتورة مبيعات، أو سجلًا إلكترونيًا عبر الإنترنت.

أساسيات الفاتورة

يجب أن تُذكر الفاتورة في وجهها. عادةً ما يكون لها مُعرّف فريد يُسمى رقم الفاتورة، وهو مفيد للمراجعة الداخلية والخارجية. عادةً ما تحتوي الفاتورة على معلومات الاتصال بالبائع أو مقدّم الخدمة في حال وجود خطأ في الفاتورة.

شروط الدفع

قد يتم توضيح شروط الدفع في الفاتورة، بالإضافة إلى المعلومات المتعلقة بأي خصومات أو تفاصيل دفع مبكر أو رسوم تمويل يتم فرضها على الدفعات المتأخرة.

كما تبيِّن الفاتورة تكلفة الوحدة للسلعة، وإجمالي الوحدات التي يتم شراؤها، وتكاليف الشحن والمناولة والشحن، ورسوم الضرائب المرتبطة بها، وتحدِّد المبلغ المستحق بالكامل.

التوقيت والطباعة

يجوز للشركات إرسال كشف حساب نهاية الشهر كفاتورة لجميع المعاملات القائمة. في هذه الحالة، يجب أن يشير الكشف إلى عدم إرسال أي فواتير لاحقة. تاريخيًا كانت الفواتير تُسجل على ورق، وغالبًا ما يتم إنشاء نسخ متعددة منها، بحيث يحتفظ كل من البائع والمشتري بسجل للمعاملات.

حاليًا، أصبحت الفواتير التي يتم إنشاؤها حاسوبيًا شائعة جدًا. إذ يمكن طباعتها عند الطلب أو إرسالها عبر البريد الإلكتروني لكل طرف. كما تسهِّل السجلات الإلكترونية البحث عن المعاملات وفرزها حسب الرقم أو التاريخ أو نوع البضائع أو العميل.

نموذج أولي

الفاتورة المبدئية هي  فاتورة بيع أولية  يتم إرسالها للمشترين قبل شحن أو تسليم البضائع. عادةً ما تصف الفاتورة المنتجات المشتراة ومعلومات مهمة أخرى، مثل وزن الشحن وتكاليف النقل. ويتم استخدام الفواتير المبدئية غالبًا في المعاملات الدولية، وخاصةً لأغراض الجمارك على الواردات.

تاريخ الفاتورة

تاريخ الفاتورة هو التاريخ والوقت المختومَين اللذين فُوِّتت فيهما البضائع وتم تسجيل المعاملة رسميًا. لذلك، يحتوي تاريخ الفاتورة على معلومات دفع أساسية، إذ يحدِّد مدة ائتمان الفاتورة وتاريخ استحقاقها. وهذا أمر بالغ الأهمية خاصةً للجهات التي تقدِّم ائتمانًا، مثل صافي 30 يومًا، ما يعني أن الدفع مُستحق خلال 30 يومًا.

وبالمثل، فإن الشركات التي تقدم للعملاء خيار إرجاع العناصر عادة ما يكون لديها موعد نهائي يعتمد على عدد محدد من الأيام من تاريخ إثبات الشراء، كما هو موضح في الفاتورة.

الفوترة الإلكترونية

منذ ظهور عصر الحاسوب ، أصبح من الأسهل على الأفراد والشركات الاعتماد على الفوترة الإلكترونية كبديل للمستندات الورقية.

فالفوترة الإلكترونية هي شكل من أشكال الفوترة الإلكترونية التي تنشئ وتخزن وتراقب المستندات المتعلقة بالمعاملات بين الأطراف، وتضمن الوفاء بشروط اتفاقياتهم.

قد تشمل هذه المستندات الإلكترونية الفواتير والإيصالات، وأوامر الشراء، وسندات الخصم والائتمان، وشروط وتعليمات الدفع، وإيصالات التحويل. ويتم إرسال هذه الفواتير الرقمية عادةً عبر البريد الإلكتروني، أو صفحات الويب، أو التطبيقات. ومن مزاياها ما يلي:

• الاستمرارية والمقاومة للضرر المادي
• سهولة البحث والفرز لأسماء أو مصطلحات أو تواريخ محددة
• زيادة القدرة على التدقيق
• القدرة على الطباعة أو إعادة الإنتاج عند الطلب
• القدرة على جمع البيانات وذكاء الأعمال
• تقليل استخدام الورق.

تشمل الفوترة الإلكترونية العديد من التقنيات وخيارات الإدخال، و ويتم استخدامها كمصطلح عام لوصف أي طريقة تُقدم بها الفاتورة إلكترونيًا للعميل للدفع. وقد تم تطوير العديد من معايير الفوترة الإلكترونية، مثل EDIFACT و UBL، حول العالم لتسهيل اعتمادها وزيادة كفاءتها.

الفواتير والحسابات الدائنة

تُتبّع الفواتير مبيعات المنتج لأغراض إدارة المخزون والمحاسبة والضرائب، مما يساعد على تتبّع الحسابات الدائنة والالتزامات المماثلة المستحقة. تشحن العديد من الشركات المنتج وتنتظر الدفع لاحقًا، فيصبح المبلغ الإجمالي المستحق حسابًا دائنًا للمشتري وحسابًا مدينًا للبائع.

و يتم إرسال الفواتير الحديثة إلكترونيًا بدلًا من الورقية. في حال فقدان فاتورة، يمكن للمشتري طلب نسخة منها من البائع. يمثّل استخدام الفاتورة وجود رصيد، إذ يرسِل البائع منتجًا أو يُقدّم خدمة دون استلام نقدي مسبقًا.

الفواتير والضوابط الداخلية

تعد الفواتير عنصرًا أساسيًا في الضوابط الداخلية المحاسبية . يجب أن يوافق موظفو الإدارة المسؤولون على الرسوم الواردة في الفاتورة. أو يتم مطابقة الفاتورة مع طلب الشراء، وبعد مطابقة المعلومات، يتم دفع قيمة المعاملات المعتمدة. تضمن شركة التدقيق إدخال الفواتير في الفترة المحاسبية المناسبة عند اختبار حدّ المصروفات.

خلاصة القول

الفاتورة هي وثيقة يتم استخدامها لإخطار العميل باستحقاق الدفع. كما أنها بمثابة سجل للشركة المصدرة يتيح لها تتبع مستحقاتها.

في الماضي، كان يتم إصدار الفواتير ورقيًا فقط نظرًا لمحدودية التكنولوجيا. أما في الآونة الأخيرة فقد أصبحت الفواتير الإلكترونية شائعة لأنها توفر الوقت والمال، ويمكن إنشاؤها وإرسالها تلقائيًا.