المصروفات في عالم الأعمال: التعريف، الأنواع، وكيفية تسجيلها

ما هي النفقات؟

النفقات هي التكلفة التي تتحملها الشركة من أجل توليد الإيرادات.

تشمل النفقات الشائعة المدفوعات للموردين، وأجور الموظفين، وإيجارات المصانع،  واستهلاك المعدات .

فهم النفقات

من أهم أهداف الشركات تعظيم الأرباح. ويتحقق ذلك من خلال زيادة الإيرادات مع ضبط النفقات. ومع ذلك، فإن خفض النفقات بشكل مفرط قد يكون له أثر سلبي. على سبيل المثال، يُقلل إنفاق مبالغ أقل على الإعلانات من التكاليف، ولكنه يُضعف أيضًا ظهور الشركة وقدرتها على الوصول إلى العملاء المحتملين.

يتم السماح للشركات بشطب النفقات القابلة للخصم الضريبي في إقرارات ضريبة الدخل الخاصة بها لتقليل  دخلها الخاضع للضريبة  وبالتالي التزامها الضريبي . ومع ذلك فإن دائرة الإيرادات الداخلية (IRS) لديها قواعد صارمة بشأن النفقات التي يُسمح للشركات بالمطالبة بها كخصم.

كيفية تسجيل النفقات

تُفصّل الشركات إيراداتها ومصروفاتها في بيانات الدخل . يُسجّل المحاسبون المصروفات بإحدى طريقتي المحاسبة: الأساس النقدي أو أساس الاستحقاق. في المحاسبة على أساس النقد، تُسجّل المصروفات عند دفعها. أما في المحاسبة على أساس الاستحقاق، فتُسجّل المصروفات عند تكبّدها.

على سبيل المثال، لنفترض أن صاحب عمل حدّد موعدًا لتنظيف السجاد. إذا كانت الشركة تستخدم طريقة المحاسبة النقدية، فسيسجّل المحاسب التكلفة عند دفع الشركة للفاتورة. أما إذا كانت الشركة تستخدم طريقة الاستحقاق، فسيسجّل المحاسب التكلفة عند استلام الشركة للخدمة.

يتم تسجيل النفقات عمومًا على أساس الاستحقاق، مما يضمن تطابقها مع الإيرادات المبلغ عنها في الفترات المحاسبية.

أنواع نفقات الأعمال

هناك فئتان رئيسيتان من نفقات الأعمال في المحاسبة: النفقات التشغيلية والنفقات غير التشغيلية.

مصاريف التشغيل

المصروفات التشغيلية هي المصروفات المتعلقة بالأنشطة الرئيسية للشركة، مثل تكلفة البضائع المباعة، والرسوم الإدارية، ولوازم المكاتب، والعمالة المباشرة، والإيجار. وهي المصروفات التي تُتكبدها الشركة نتيجة أنشطتها اليومية الاعتيادية.

يتم خصم المصاريف التشغيلية من الإيرادات للوصول إلى الدخل التشغيلي، وهو مقدار الربح الذي تحققه الشركة من أنشطتها التجارية المباشرة.

المصروفات غير التشغيلية

لا ترتبط المصروفات غير التشغيلية ارتباطًا مباشرًا بالعمليات الأساسية للشركة. ومن الأمثلة الشائعة عليها رسوم الفائدة والتكاليف الأخرى المرتبطة باقتراض الأموال. وهي مصروفات تحدث خارج نطاق الأنشطة اليومية للشركة. وقد تنشأ هذه التكاليف نتيجة إعادة الهيكلة أو إعادة التنظيم، أو رسوم الفائدة على الديون، أو على المخزونات القديمة.

يتم فصل النفقات غير التشغيلية عن النفقات التشغيلية من منظور المحاسبة حتى يتضح مقدار ما تكسبه الشركة من أنشطتها الأساسية.

اعتبارات خاصة

النفقات الرأسمالية

النفقات الرأسمالية ، المعروفة باسم CapEx، هي الأموال التي تستخدمها الشركة لشراء الأصول المادية وترقيتها وصيانتها مثل العقارات أو المباني أو المصانع الصناعية أو التكنولوجيا أو المعدات.

تتعامل مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS) مع النفقات الرأسمالية بشكل مختلف عن معظم نفقات الأعمال الأخرى. فبينما يُمكن تحميل معظم تكاليف ممارسة الأعمال أو خصمها من دخل الشركة في سنة تكبدها، يجب رسملة النفقات الرأسمالية أو خصمها تدريجيًا بمرور الوقت.

لدى مصلحة الضرائب الأمريكية جدولٌ يُحدد نسبة الأصول الرأسمالية التي يجوز للشركة شطبها سنويًا حتى يتم المطالبة بكامل النفقات. ويختلف عدد السنوات التي تُشطب فيها الشركة نفقات رأس المال باختلاف نوع الأصل.

لا يمكن خصم جميع النفقات

وفقًا لدائرة الإيرادات الداخلية الأمريكية (IRS)، لكي تكون مصاريف العمل قابلة للخصم ، يجب أن تكون “عادية وضرورية”. تعني “عادية” أن المصاريف شائعة أو مقبولة في القطاع المعني، بينما تعني “ضرورية” أن المصاريف ضرورية لكسب الدخل. لا يُسمح لأصحاب الأعمال بالمطالبة بمصاريفهم الشخصية غير التجارية كخصومات تجارية. كما لا يمكنهم المطالبة بمصاريف الضغط والعقوبات والغرامات.

خلاصة القول

المصروف هو تكلفة تتكبدها الشركة في إدارة عملياتها. تشمل هذه النفقات الأجور والصيانة والإيجار والاستهلاك. تُخصم هذه النفقات من الإيرادات لتحقيق الأرباح. يُسمح للشركات بخصم نفقات معينة لتخفيف العبء الضريبي. مع ذلك، إذا كانت لديك أي استفسارات حول ما يمكن خصمه، فمن المستحسن استشارة خبير ضرائب.