6 مكونات لنظام المعلومات المحاسبية (AIS)

تلعب تكنولوجيا المعلومات دورًا رئيسيًا في عمليات ونجاح معظم الشركات.

على سبيل المثال، فإنه يجعل من الممكن لمحترفي المحاسبة ومديري الشركات فهم وتنظيم وإتقان تعقيدات مجموعة واسعة من البيانات المالية بشكل أكثر فعالية.

على وجه الخصوص، يوفر نظام معلومات المحاسبة (AIS) لهؤلاء المحترفين أداة تسهل جمع المعلومات المالية وإدارتها واسترجاعها وإعداد التقارير عنها والتي تعد ضرورية للشركة لتحقيق أهدافها بكفاءة.

يربط نظام معلومات المحاسبة (AIS) المدخلات والإجراءات والمخرجات لأغراض المحاسبة. ويمكن للتقارير الصادرة عنه أن توفر إرشادات لاتخاذ قرارات أعمال حاسمة.

المكونات الستة لنظام AIS المحاسبي

يشير أرمين ألاجيان ، المحاسب القانوني المعتمد، ومحاسب الشركات الناشئة، والمدير المالي الجزئي، ومستشار الضرائب، ومؤسس مجموعة ألاجيان في لوس أنجلوس ونيويورك، إلى أن المكونات الرئيسية لنظام المعلومات المحاسبية هي:

1. الناس
2. الإجراءات والتعليمات
3. بيانات
4. برمجة
5. البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات
6. الضوابط الداخلية.

تؤدي هذه المكونات ثلاث وظائف: جمع البيانات المالية اللازمة وتخزينها، وتطبيق الضوابط اللازمة لمعالجتها بدقة، وتوزيعها على الموظفين الرئيسيين.

1. الناس

يستخدم الموظفون نظام معلومات المحاسبة (AIS) داخل الشركة، ويمكن للمتخصصين من خارج الشركة الاستفادة منه أيضًا. ويشمل هؤلاء المدراء الرئيسيين وموظفي المحاسبة، بالإضافة إلى العديد من الموظفين الآخرين.

يقول ألاجيان: “يأتي عنصر “الأشخاص” في المقام الأول لأنه الأهم. فهو يشمل جميع مستخدمي النظام: المحاسبين والمدققين والمديرين والمحللين. قد يكون هناك مستخدمون داخليون، مثل الموظفين، ومستخدمون خارجيون، مثل الهيئات التنظيمية”.

ويعملون جماعياً على تطوير وإدارة النظام.

2. الإجراءات والتعليمات

أما المكون الثاني فيتعلق بكيفية جمع المعلومات ومعالجتها وتخزينها ثم استرجاعها. يتضمن عادةً سلسلة من الخطوات.

وفقًا لألجيان، “تتم المعالجة عادةً بواسطة برامج. قد يشمل التجميع مكونات يدوية وآلية. يجب أن تكون دقيقة وإلا فلن تكون التوقعات دقيقة. المعالجة هي ما يمنحك معلومات قابلة للاستخدام. تخزين البيانات يمنح الشركات القدرة على تحليل الأداء السابق، وهو أمر بالغ الأهمية لإعداد الضرائب.”

3. البيانات

البيانات هي جميع المعلومات المُدرجة في نظام معلومات المستودعات (AIS). يشمل هذا العنصر على الأرجح ما يلي:

• معلومات الرواتب
• تقارير المبيعات
• سجلات الجرد
• قوائم الدخل والميزانيات العمومية وقوائم التدفقات النقدية
• الفواتير
• المستندات الضريبية
• المشتريات

قد يتم إدراج بيانات أخرى حسب نوع العمل. تجميع كل هذه المعلومات في مكان واحد يسهل الوصول إليه يسهّل الحصول على صورة دقيقة عن الوضع المالي للشركة.

4. البرمجيات

يشير مكون البرنامج إلى برامج الكمبيوتر التي تعمل على أتمتة عملية جمع ومعالجة وإدارة كل هذه البيانات.

يقلل برنامج AIS من الأخطاء ويدعم إنشاء المعلومات المالية المطلوبة من قبل الإدارة بشكل أسرع.

يقول ألاجيان: “الخيارات الشائعة الاستخدام هي QuickBooks وFreshbooks وXero، على سبيل المثال لا الحصر. العديد من الشركات لديها أنظمتها الخاصة المُخصصة.”

5. البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات

المكون الخامس هو البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات والتي لا يستطيع البرنامج أن يعمل بدونها.

يقول ألاجيان: “إنها في الأساس أجهزة الكمبيوتر أو الأجهزة التي تستخدمها بالإضافة إلى الشبكة لتخزين المعلومات ومشاركتها داخليًا، والتي يمكن أن تكون قائمة على السحابة أو داخلية”.

تشمل البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات أيضًا أجهزة الفأرة، ومحركات الأقراص، والطابعات، ولوحات المفاتيح، وحتى الأقلام والورق. جميعها ضرورية لجمع البيانات وتنظيمها وتوزيعها.

6. الضوابط الداخلية

تُعدّ الضوابط الداخلية بمثابة درع نظام المعلومات الآلي (AIS). وهي ميزات الأمان التي تحمي البيانات من مجرمي عالم التكنولوجيا. قد تكون بسيطة ككلمات المرور المطلوبة أو معقدة كأساليب التحقق البيومترية .

إنهم يقفون ضد الفيروسات والمتسللين والمجرمين الإلكترونيين الذين يحاولون التسلل إلى الشبكات المعتمدة على الكمبيوتر.

التكامل والكفاءة

معًا، يمكن لهذه المكونات الستة إنشاء شبكة هائلة من المساعدة للشركات التي تسعى جاهدة لتحقيق أهدافها بفعالية وكفاءة.

وكما قال الشاعر الاسكتلندي روبرت بيرنز ذات مرة: “إن أفضل الخطط التي يضعها البشر والفئران غالباً ما تفشل”. وتمتلك أنظمة الإنذار المبكر القدرة على الفشل إذا أُسيء التعامل معها.

لقد حدد المعهد الأمريكي للمحاسبين القانونيين والمعهد الكندي للمحاسبين القانونيين خمسة عوامل محددة تساهم في موثوقية واستدامة ونجاح أي نظام معلومات محاسبية:

• حماية
• السرية
• خصوصية
• سلامة المعالجة
• التوفر

ينبغي فقط لمن لديه إذن صريح بالوصول إلى نظام معلومات التعريف الآلي (AIS) القيام بذلك. يجب وضع ضوابط داخلية صارمة لحماية البيانات.

يقول ألاجيان: “من الأفكار الأساسية في الضوابط الداخلية فصل المهام. على سبيل المثال، لا ينبغي أن يكون الشخص الذي يُوافق على المدفوعات هو نفسه المسؤول عن تسجيل المعاملات. هذا النوع من التدقيق المُتبادل يُساعد على منع المعاملات الاحتيالية غير المُلاحظة”.

تعمل السرية جنبًا إلى جنب مع الخصوصية، وتتناول على وجه التحديد كيفية استخدام البيانات التي تم جمعها.

تشير سلامة المعالجة إلى تصنيف البيانات وتنظيمها. وتقتضي هذه السلامة أن تكون البيانات شاملة، ومُصنّفة بشكل صحيح، ومُعرّفة. ويجب أن تكون متاحة بسهولة وسرعة لمن يملك صلاحية الوصول إليها.

خلاصة القول

بفضل تقنيات الأجهزة والبرامج، يمكن أن يوفر نظام AIS للشركات طريقة موثوقة وسريعة لجمع المعلومات وإدارتها واسترجاعها واستخدامها والتي تعتبر حيوية لعمليات الشركة ونجاحها بشكل عام.

يلعب كل من المكونات الستة المذكورة أعلاه دورًا أساسيًا في نظام AIS الذي يعمل بشكل صحيح.

بالإضافة إلى ذلك، يقترح ألاجيان بعض الأسئلة التي يمكنك طرحها على نفسك إذا كنت تفكر في إجراء ضبط دقيق أو إنشاء نظامك الخاص:

• هل لديك جدار حماية؟
• هل المعلومات محمية بكلمة مرور ومتاحة فقط لموظفين محددين؟
• ما مدى سهولة وصول هؤلاء الموظفين إلى البيانات الخام والتقارير اللازمة لتحليل الشؤون المالية لشركتك؟
• هل يمتلك المحاسب أو المدقق كل ما يحتاجونه؟
• ومن الذي يتحقق من اكتمال البيانات الخام ودقتها وموثوقيتها؟

تخلص من هذه المشكلات عند تطبيق نظام معلومات المحاسبة (AIS). ولا تتردد في طلب المساعدة من محاسب مؤهل، إذا لزم الأمر.