نصائح لتنظيم مساحة العمل الرقمية الخاصة بك
دليل التنظيم الرقمي لإنشاء مساحة عمل منتجة!
يمكن أن يكون تنظيم مساحة العمل الرقمية الخاصة بك بمثابة تجربة تغير قواعد اللعبة.
عندما تكون لديك الأدوات والعادات المناسبة للتنظيم بشكل هادف. إذا كنت تؤجل تنظيم مئات أو حتى آلاف الملفات، فأنت لست وحدك!
بدت مهمة بناء نظام حفظ ملفات مستدام جدير بموقع Pinterest بمثابة عمل روتيني بالنسبة للكثيرين.
تغير ذلك بعد إنجاز بعض المشاريع البسيطة. الآن ستشعر بالإلهام من مساحة العمل الخاصة بك، وهذا ما أريده لك!
ربما تتساءل من أين تبدأ وتتساءل: “ما مدى نظافة النظافة؟” سأرشدك عبر ثمانية مشاريع رقمية يمكن التحكم فيها وكيف يمكن مساعدتك في بناء عادات تنظيمية فورية. 🌱
الطريق إلى عقلية التفكيك الرقمي
تقع على عاتقنا مسؤولية الابتعاد بانتظام عن التكنولوجيا لمراجعة رفاهيتنا. والحقيقة هي أن عقلية “احفظها أو تندم عليها” هي ما يشجع ميولنا للاكتناز الرقمي، وهو الأمر الشرير في رحلتنا نحو الإنتاجية في مكان العمل.
للسيطرة على أجهزتنا المزدحمة، علينا أولاً أن نعرف ما الذي يساهم في هذه الكومة.
كمبيوتر سطح المكتب
- مجلدات سطح المكتب
- الملفات والمستندات
- التخزين القائم على السحابة
- مجلد التحميل
- كلمات المرور وتسجيلات الدخول
- الصور ولقطات الشاشة
- التطبيقات
- المتصفح
تطبيقات العمل
- صندوق الوارد
- ملحوظات
- تذكيرات
- قنوات ورسائل سلاك
- جوجل درايف
- وثائق متنوعة
- كلمات المرور وتسجيلات الدخول
- أداة إدارة المشاريع
الجوال/الكمبيوتر اللوحي
- الشاشات الرئيسية
- اتصالات الهاتف
- تطبيقات
- الصور ولقطات الشاشة
- مكتبات الموسيقى
- رسائل البريد الصوتي والنصوص
- تطبيق الملاحظات
- إشعارات
والخبر السار هو أنه بمجرد البدء في بناء عادات تنظيمية ، فإن مقدار التنظيم الذي ستقوم به سوف ينخفض بمرور الوقت! ✨
قبل أن نبدأ، من المهم ملاحظة أنه ليس عليك اتباع هذا الدليل للحصول على سير عمل مثالي للتخلص من الفوضى.
لا تتردد في التنظيم بالطريقة المعتادة، لكني أشجعك على التجربة قليلاً! 🧠💡
فيما يلي ثمانية مشاريع للتخلص من الفوضى الرقمية يمكنك القيام بها للبدء في رحلة التخلص من الفوضى الرقمية.
المشاريع ال 8 للإزالة الرقمية
1. امسح مجلد التنزيلات
تنزيلات عشوائية لملفات PDF ولقطات شاشة مكررة — يجب أن تنتهي !
ابدأ بترتيب هذا المجلد في قائمة وفرزه حسب نوع الملف لحذفه بسهولة في مجموعات.
يساعدني هذا في العثور بسرعة على جميع مجلدات PNG وZip Archives وGIF وHTML وحذفها من مشاريعي السابقة التي أعلم أنني لم أعد بحاجة إليها.
بعد اكتمال عملية المسح الأولية هذه، انتقل إلى الباقي الذي يتطلب المزيد من الاهتمام. 🔎
نصيحة: إذا كنت تستخدم جهاز Mac، فحدد ملفًا (أو مجموعة ملفات) واضغط على شريط المسافة لمعاينة الملف. ثم اضغط على شريط المسافة مرة أخرى لإغلاق الملف. سوف تتحرك خلال الفوضى بشكل أسرع بدلاً من فتح وإغلاق الملفات الفردية!
2. تنظيم Google Drive الخاص بك
يشبه Google Drive مجلد التنزيلات لأنه يمكن ملؤه بسرعة بنسخة من نسخة من المستندات غير المكتملة.
قم بترتيب ملفاتك في عرض الشبكة أو القائمة واحذف أي شيء لا يخدم أي غرض🗑.
نصيحة رقم 1:
- انتقل بمؤسستك على Google Drive إلى خطوة أخرى عن طريق تغيير صفحتك الرئيسية الافتراضية من ملفاتي إلى الأولوية .
- سيساعدك هذا على تقليل الشعور بالإرهاق من خلال النظر إلى ما هو مهم بدلاً من مكتبتك بأكملها عند فتح Google Drive.
- يوجد في الجزء العلوي من صفحة الأولوية دائرة وصول سريعة للملفات الفردية التي تم فتحها بشكل متكرر.
- في أسفل الصفحة حيث يحدث السحر الحقيقي! يمكنك إنشاء مساحات عمل للوصول إلى الملفات الأكثر أهمية أو نشاطًا دون نقلها من موقعها الأصلي. 📍
نصيحة رقم 2:
إذا كنت بالكاد تستخدم اللوحة المقترحة في الجزء العلوي من Google Drive، فيمكنك إيقاف تشغيل هذه الميزة من خلال النقر على رمز الترس > الإعدادات > قم بإلغاء تحديد الاقتراحات .
3. توحيد الإشارات المرجعية والإضافات للمتصفح
من المفترض أن تساعدنا الإشارات المرجعية والإضافات في تحقيق أقصى استفادة من تجربتنا عبر الإنترنت. إذا كانت هذه المنطقة في مساحتك الرقمية مكتظة، فإليك بعض الاقتراحات للتبسيط:
- يجب أن يكون شريط المفضلة لديك عبارة عن مزيج من المجلدات والروابط الفردية. قم بإنشاء مجلدات للمجموعات (الإلهام والحسابات) والروابط الفردية للمواقع التي تزورها كل يوم.
- حافظ على اتساق اصطلاح التسمية. استخدم كلمة أو كلمتين لتسمية المجلدات والروابط الفردية الموجودة على شريط أدوات المتصفح الخاص بك
تحقق من دليلنا حول أفضل ملحقات Chrome للإنتاجية ! لقد أجرينا البحث نيابةً عنك ووجدنا الإضافات التي ستستخدمها بالفعل. - احذف أية ملحقات لم تستخدمها منذ أن قمت بتنزيلها . لن تستخدمها. ثق بي 🤝
نصيحة: ليس من قبيل المبالغة، فإن ملحق ClickUp Chrome يغير قواعد اللعبة. عندما أقوم بالبحث عن مشروعي التالي، أقوم بوضع إشارة مرجعية بين 8-12 موقعًا في كل جلسة. إنها عبارة عن مجموعة من المصادر النصية ومقاطع فيديو YouTube والإلهام. بدلاً من تعيينها ونسيانها في مجلد Chrome، أقوم بوضع إشارة مرجعية عليها من خلال ClickUp Chrome Extension! إنه يتزامن مع حساب ClickUp الخاص بي مع بقية أعمالي بالإضافة إلى ملاحظة سريعة قدمتها إلى Future Me حول الغرض منها. إذا استفدت من هذا الدليل شيئًا واحدًا فقط، فليكن تنزيل ملحق ClickUp Chrome !
4. صناديق البريد الإلكتروني الفارغة
من الآمن افتراض أن كل شخص لديه ما بين ثلاثة إلى خمسة حسابات بريد إلكتروني:
- 1. بريد AOL، أو Hotmail، أو Lycos، أو Mail.com، أو Yahoo! بريد من الشباب
- 2. Gmail (لأنه لم يكن AOL Mail أو Hotmail أو Lycos أو Mail.com أو Yahoo! Mail من الشباب)
- 3. حساب عمل
- 4 و5. حسابات بإصدارات مختلفة من اسمنا
تعامل مع حساب بريد إلكتروني واحد أولاً — حسابك الشخصي أو حساب العمل عن طريق حفظ الرسائل أو حذفها أو أرشفتها. إذا لم تكن متأكدًا من أين تبدأ، فإليك بعض الخيارات:
- ملفات كبيرة
- رسائل البريد الإلكتروني الأقدم من 90 يومًا
- العروض الترويجية ورسائل البريد الإلكتروني الاجتماعية
- بالاسم
نصيحة: إذا كنت تستخدم Gmail، فانتقل إلى شريط البحث وانقر على أيقونة إظهار خيارات البحث . ابحث عن جميع رسائل البريد الإلكتروني التي يزيد حجمها عن 5 ميجا بايت أو 10 ميجا بايت وقم بحذفها أو أرشفتها.
بعد إزالة الفوضى، حان الوقت للتنظيم! باستخدام بعض التقنيات، يمكنك البدء في بناء مهارات إدارة البريد الإلكتروني والوقت وتخصيص المزيد من الوقت في يومك.
إليك الطريقة:
- تجنب استخدام بنية المجلدات متعددة المستويات لحفظ رسائل البريد الإلكتروني:
في النهاية، ستبدأ في إضافة المزيد من المجلدات الفرعية في المستقبل مما سيخلق المزيد من الفوضى.
سوف تضيع وقتًا في تعديل نظامك كل شهرين لاستيعاب المهام والمشاريع والمراسلات الجديدة الواردة.
وبدلاً من ذلك، استخدم الفئات والتسميات لرسائل البريد الإلكتروني وانقلها خارج صندوق الوارد الخاص بك. عندما تحتاج إلى البحث عن بريد إلكتروني محدد، ما عليك سوى البحث حسب العلامة أو اسم الفئة.
- أنشئ روتينًا للبريد الإلكتروني:
قبل ClickUp وغيرها من التطبيقات المفيدة، كان يوم العمل “العادي” هو عدم وصول البريد الوارد إلى أي شيء. كنت ستذهب كل ساعتين لحضور الاجتماعات، ولكن بعد ذلك ستعود إلى صندوق الوارد الخاص بك.
مع اقتراب نهاية اليوم حوالي الساعة الثالثة بعد الظهر، كنت ستبدأ مهامك الفعلية، ولكن بحلول ذلك الوقت سيكون عقلك متوترًا بسبب تصفح رسائل البريد الإلكتروني طوال اليوم.
هذا ليس ممكنًا للجميع، ولكن إذا دربت نفسك على التحقق من رسائل البريد الإلكتروني عدة مرات يوميًا، فيمكنك تخصيص فترات زمنية في يومك لإنجاز الأمور.
- استخدم ميزات موفر البريد الإلكتروني الخاص بك لتحسين إنتاجيتك:
الاختصارات والفئات والعلامات والقواعد والعلامات، كل شيء! تستحق هذه الميزات الجهد المبذول في تعلمها وتنفيذها لأنها توفر لك القوة العقلية والوقت، وهما موردان مهمان تحتاجهما كل يوم.
5. قم بتحميل الصور ولقطات الشاشة إلى السحابة
يمكنك توفير المساحة على جهازك عن طريق نقل الصور إلى وحدة تخزين سحابية مثل iCloud أو Google Photos.
بالنسبة إلى الصور التي تريد الاحتفاظ بها على هاتفك، انتقل إلى مكتبتك وقم بمسح أي نسخ مكررة، وصور الميمات المضحكة، ولقطات شاشة التنبيه غير المقصودة.
نصيحة: يحتوي تطبيق صور Google على ميزة تصنف الصور ومقاطع الفيديو الكبيرة والصور الباهتة ولقطات الشاشة والتطبيقات الأخرى لمراجعة هذه الملفات وحذفها بسرعة. إذا كان لديك جهاز Apple، فيمكنك التصفية حسب نوع الوسائط.
6. تطهير الخلاصات الاجتماعية
هل تضيف وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك قيمة لحياتك؟ هل تقوم بتعليمك أو إلهامك أو تجعلك تشعر بالارتباط بالأشخاص الإيجابيين؟ قد يكون هذا هو المشروع الأكثر أهمية في هذه القائمة لأن الجميع يمكنهم القيام بذلك.
هناك عالم خالٍ من وسائل التواصل الاجتماعي في انتظارك لقضاء بعض الوقت في القيام بالأشياء لنفسك أو مع أشخاص آخرين.
إذا كان التطهير بالنسبة لك يعني إلغاء تنشيط حساباتك لبضعة أسابيع أو أشهر، فالأمر متروك لك تمامًا! ولكن إذا كان هذا الأمر شديد الحدة، فإن التخلص البسيط من الفوضى كل شهر أو نحو ذلك سيبدأ في إفادة صحتك العقلية:
- قم بإلغاء متابعة الأشخاص والحسابات والعلامات التجارية التي لا تقدم أي قيمة لك.
- قم بإعجاب ومتابعة الأشخاص والعلامات التجارية التي تستمتع بها أكثر حتى تقدم لك الخوارزمية محتوى مشابهًا.
- حذف الحسابات والمجموعات غير ذات الصلة من مراحل الحياة الماضية (مجتمعات الأحياء القديمة، والحرم الجامعي).
إذا كنت تدير حسابات الوسائط الاجتماعية لشركتك، ففكر في استخدام صندوق بريد وارد اجتماعي موحد .
باستخدام هذه الأداة، ستوفر الوقت الذي تخصصه عادةً للتبديل بين علامات التبويب والحسابات والأجهزة وتجنب الاستسلام للعديد من عوامل التشتيت.
7. ترتيب الشاشات الرئيسية
احذف أي ملاحظات وتطبيقات لا هدف لها، ثم قم بتنظيم ما تبقى.
اعتمادًا على الطريقة التي تفضلها لتنظيم تطبيقاتك، إليك اقتراحات البنية:
- التنظيم حسب نوع المجلد: تطبيقات جماعية حسب الغرض منها (الإنتاجية، وسائل التواصل الاجتماعي، العمل، التصوير الفوتوغرافي، السفر)
- فكر في كيفية حمل هاتفك أو جهازك اللوحي: احتفظ بالتطبيقات التي تحتاج إلى الوصول إليها بسرعة عن طريق وضعها حول حواف الشاشة
- قم بتسليط الضوء على تطبيقاتك الأكثر استخدامًا أو الأساسية: قم بتقييد ما يتم عرضه على صفحات شاشتك الرئيسية دون الحاجة إلى البحث.
8. تحسين أداة إدارة المشروعات الخاصة بك
إذا كنت تستخدم أداة لإدارة المشاريع للمدرسة أو العمل، فمن المحتمل أن يكون لديك كنز من المعلومات والملاحظات المنتشرة في جميع أركان البرنامج.
حسنًا! نواجه جميعًا حالة عدم التنظيم هذه لأننا ننتقل باستمرار إلى ما هو جديد وما هو قادم. نقول لأنفسنا: ” على مهل ، سأفعل ذلك لاحقًا. ” 🤷♀️
ابدأ عملية التنظيم عن طريق مسح لوحة التحكم الرئيسية في منزلك وحفظ العمل السابق:
- إغلاق المهام العالقة
- أرشفة المراسلات
- حفظ المستندات المهمة (الفواتير، ملخصات المشروع)
- حذف التقارير القديمة
نصيحة: مفتاح المشاريع الناجحة (والخالية من التوتر) هو اتباع نظام قابل للتطوير وموثوق. إذا كان لديك إدارة مشروعات أو أداة تنظيمية شاملة ، فاضغط على الميزات المتاحة وقم بتنظيم عملك.
وفي الختام عزيزي الزائر:
ماذا يمكنك أن تفعل بالوقت الإضافي في يومك؟ تعلم مهارة جديدة؟ تكون مع الأشخاص الذين تحبهم؟ قيلولة؟
بغض النظر عن إجابتك، يمكننا جميعًا أن نتفق على شيء واحد مؤكد: خلق عادات إيجابية ومستدامة يسمح لنا بالإلهام والإنتاج والثقة.
لا نحتاج إلى الأنظمة الأكثر تقدمًا أو جمالية الإعداد المثالية التي ستحفزنا مؤقتًا لإنجاز الأمور. يمكنك إنجاز كل مشروع مرتب في هذه المقالة.
خذ الأمور ببطء وتذكر أنه من خلال القيام بهذا العمل الآن، ستكون أقل إرهاقًا بمرور الوقت. 😌 🖥 📱
اقرأ أيضًا:
نصائح مهمة لزيادة إنتاجيتك في العمل!